LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT LAPORAN TAHUNAN TENTANG PENIMBANGAN BALITA DI MICROSOFT EXCEL

1.      Buka program Ms. Excel.

2.      Tambahkan sheet hingga menjadi 20 sheet.

3.      Rename sheet 1─ 20 dengan nama masing-masing sheet sebagai berikut : “DATA, 1, 2, 3, TW1, 4, 5, 6, TW2, SMT1, 7, 8, 9, TW3, 10, 11, 12, TW4, SMT2, THN”.

Keterangan:

-          Angka 1─ 12 merupakan nama bulan dari Januari─Desember

-          TW 1─ 4 merupakan triwulan 1─4

-          SMT 1─2 merupakan semester 1─2

4.      Pada sheet DATA buatlah sebuah tabel yang berisi data yang akan diolah/ dipanggil nantinya ketika bekerja pada sheet lain . Beri judul seperti pada gambar berikut :

Name box pada judul “LAPORAN PENIMBANGAN BULANAN BALITA” rename dengan kata “judul” untuk memudahkan nantinya dalam memanggil datanya pada sheet lain. Begitu pula pada name box pada nama pusakesmas, tempat, tahun, masing-masing nama bulan, masing-masing namadan nip tgp, serta masing-masing nama dan nip dokter. Rename dengan nama yang memudahkan Anda dalam memanggil data tersebut nantinya.

5.      Kemudian pada sheet 1 buatlah sebuah tabel yang berisi data laporan penimbangan pada bulan Januari.

Keterangan :

-          Untuk memberi catatan pada kolom POSYANDU, S, K, D, N, K/S, D/S, N/D, N/S, klik kanan pada kolom tersebut lalu pilih insert comment. Tulis catatan yang Anda butuhkan. Lalu tekan enter.

-          Pada judul digunakan rumus:

=judul&" PUSKESMAS "&pkm&" "&kab&" BULAN "&jan&" TAHUN "&tahun

Lalu tekan enter.

-          Pada kolom K/S isi data dengan menggunakan rumus:

=D6/C6%

Lalu tekan enter.

Tambahkan grafik untuk melengkapi data tabel tersebut.

-          Pada kolom D/S isi data dengan menggunakan rumus:

=E6/C6%

Lalu tekan Enter

-          Pada kolom N/D isi data dengan menggunakan rumus:

=F6/E6%

Lalu tekan enter.

-          Pada kolom N/S isi data dengan menggunakan rumus:

=F6/C6%

Lalu tekan enter.

-          Pada Kolom pembinaan D/S isi data dengan menggunakan rumus:

=IF(H6<tdsjan,"Bina","-")

Lalu tekan enter.

-          Pada Kolom pembinaan N/D isi data dengan menggunakan rumus:

=IF(I6<ndsjan,"Bina","-")

Lalu tekan enter.

-          Pada baris PUSKESMAS (yang diberi warna biru dari C16─ F16) merupakan total/ penjumlahan dari data-data di atasnya, menggunakan rumus:

=SUM(C6:C15)

Lalu tekan enter.

Sedangkan dari G16─J16 merupakan rata-rata dari data-data di atasnya, menggunakan rumus:

=AVERAGE(G6:G15)

Lalu tekan enter.

Sedangkan dari K16─L16 merupakan total pembinaan dengan menggunakan rumus:

=COUNTIF(K6:K15,"Bina")

Lalu tekan enter.

-          Pada catatan digunakan rumus:

="catatan : Pada bulan "&jan&" ini jumlah posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah "&COUNTIF(K6:K15,"Bina")&" posyandu dan N/D "&COUNTIF(L6:L15,"Bina")&" posyandu"

Lalu tekan enter.

-          Pada nama tempat dan tanggal dibuatnya laporan menggunakan rumus:

=tempat&", 5 "&feb&" "&tahun

Lalu tekan enter.

Nama TGP menggunakan rumus:

=natgp

Nim tgp menggunakan rumus:

=niptgp

Kemudian lengkapi tabel dengan grafik, caranya :

-          Blok semua data pada tabel.

-          Pilih menu insert à pilih charts à pilih salah satu grafik yang diinginkan à klik OK

6.      Pada sheet TW 1─ 4 semua data pada tabel dirata-ratakan berdasarkan data 3 bulan sebelumnya. Misalnya data pada kolom S digunakan rumus =AVERAGE('1'!C6;'2'!C6;'3'!C6), pada kolom K digunakan rumus =AVERAGE('1'!D6;'2'!D6;'3'!D6), pada kolom D digunakan rumus =AVERAGE('1'!E6;'2'!E6;'3'!E6), pada kolom N digunakan rumus =AVERAGE('1'!F6;'2'!F6;'3'!F6), lalu tekan enter. Begitu seterusnya.

Sedangkan pada sheet SMT1, semua data pada tabel dirata-ratakan berdasarkan data pada sheet TW1 dan TW2, pada SMT2 semua data pada tabel dirata-ratakan berdasarkan data pada sheet TW3 dan TW4, dan pada sheet THN semua data pada tabel dirata-ratakan berdasarkan data pada sheet SMT1 dan SMT2.

7.      Selanjutnya cara membuat hyperlink yaitu letakkan kursor pada posisi data yang akan diberi hyperlink, lalu pilih menu insert dan pilih hyperlink. 

Kemudian akan muncul kotak dialog hyperlink. Pada “link to:” pilih place in this document. Pada “or select a place in this document :” pilih sheet yang akan dihubungkan dari “Januari” tersebut ke sheet 1 untuk laporan pada bulan JANUARI. Dan pada “screenTip” digunakan untuk memberi nama pada hyperlink “JANUARI” ditulis “Laporan Bulan Januari”. Lalu tekan OK. Jika hyperlink “JANUARI” tersebut diklik akan terhubung ke sheet 1.

Pada sheet 1, judulnya kita beri hyperlink juga agar bisa terhubung kembali ke sheet DATA. Caranya sama seperti sebelumnya, cuma pada screenTip ditulis “Kembali ke Menu Utama”. Klik OK.

8.      Cara memprotect data yaitu pilih menu review pilih protect sheet maka akan keluar kotak dialog protect sheet dan isikan password, pilih OK, dan reenter password kembali dan tekan OK.

Demikian langkah-langkah dalam membuat laporan tahunan tentang penimbangan balita di Microsoft Excel. Semoga bermanfaat. Selamat mencoba! :3

Tulisan ini dapat juga dibaca pada blog saya yamg lain. (klik)
Untuk lebih rinci dapat didownload di sini (klik)